各分院、各部门、各直属单位：
　　为做好2003年部门（含分院、直属单位，下同）档案的收集和归档工作，现将有关事项通知如下：
　　1．各部门兼职档案员认真对照本部门材料归档范围，结合2003年度工作实际，将本部门材料分类进行收集。在收集过程中，请注意材料的完整、齐全、规范。重要的档案，要求将数据保存到磁盘（光盘）与纸质材料一并归档。
　　2．各部门档案移交的具体时间，请各兼职档案员与院综合档案室商定。
　　3．做好部门档案的收集、归档工作是做好学院档案工作的基础，请各部门领导重视归档工作，督促本部门兼职档案员做好这项工作，按时完成部门档案的移交任务。所有归档工作应于4月10日前完成。